¿Cómo eliminar la duplicidad de contactos con HubSpot Operations?

¿Alguna vez has experimentado el caos de tener múltiples registros duplicados en tu base de datos?, sabrás lo frustrante y perjudicial que puede ser para tu empresa, pérdida de tiempo, inconsistencia de datos, comunicación ineficiente y costos innecesarios son solo algunas de las consecuencias de no tener una limpieza de tus datos.

En este articulo te mostraremos cómo con HubSpot puedes mantener tus datos de contacto organizados y libres de duplicidades.

Índice

• Deduplicar registros en HubSpot
• Deduplicación automática
• Deduplicación manual
• ¿Cómo deduplicar datos de sistemas externos?

Uno de los motivos por los que muchas empresas subestiman el impacto que los datos duplicados tienen en su organización es porque no entienden bien qué son. Si bien existe el ejemplo obvio, que consiste en duplicarlos al hacer una copia exacta de un registro dentro de tu base de datos, la mayoría de los datos duplicados no son copias exactas de un registro completo. En este caso, una de las dos copias suele seguir siendo editada y expandida, lo que hará que esté más actualizada que la otra. Sin embargo, el registro más antiguo continúa existiendo y puede confundir a los equipos y provocar errores.

Deduplicar registros en HubSpot

Tenemos varias posibilidades para manejar la duplicidad de contactos por medio de HubSpot, ya sea de manera automática o manual.

• Actualmente cada vez que se ingresa un registro al CRM de HubSpot, este hace una validación por medio del correo electrónico y automáticamente fusiona los registros duplicados. Los ID de registro también pueden utilizarse para evitar la duplicidad. Puedes incluir los ID de registro en tu archivo de importación.
  
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• Por otra parte, los usuarios en una cuenta Pro o Enterprise también pueden administrar manualmente posibles duplicados usando la herramienta de administración de duplicados.

Deduplicación automática

HubSpot elimina la duplicidad de contactos que se crean en el CRM (por ejemplo, las importaciones, los envíos de formularios) en las siguientes maneras:

• Por dirección de correo electrónico
• Por ID de registro
• Por ficha de usuario

Deduplicar contactos por dirección de correo electrónico

Cuando se agrega un nuevo contacto, HubSpot buscará un valor coincidente en la propiedad correo electrónico.

Si intentas crear manualmente un contacto con la misma dirección de correo electrónico como un contacto existente, HubSpot te alertará que ya existe un contacto y no podrás agregar el contacto adicional.

Cuando se agrega a través de envíos de formularios o API, si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Si el contacto envía un formulario con tu dirección de correo electrónico secundaria, la dirección de correo electrónico sobrescribirá la dirección de correo electrónico existente para el contacto.

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Cuando se agrega a través de la importación:

• Si ya existe un contacto en tu cuenta con la misma dirección de correo electrónico, la nueva información de contacto se agregará al registro de contacto existente. Por ejemplo, si importas una lista de contactos que incluye “admin@imagineer.co”, y un contacto existente en tu cuenta de HubSpot ya tiene la dirección de correo “admin@imagineer.co”, la información importada se agregará a ese registro de contacto.
• Si usas el correo electrónico secundario en HubSpot de un contacto como su identificador único en una importación, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro como columnas en el archivo, el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal cuando se importe. Si no quieres que el correo electrónico secundario sobrescriba al principal, no incluyas también la columna ID de registro en tu archivo.
• Si no incluyes la propiedad correo electrónico en tu importación, cada fila de tu archivo de importación se importará como nuevo registro de contacto.
• Si ya existen varios registros con la misma dirección de correo electrónico que un contacto que estás importando, recibirás un error de importación y ese contacto no se importará.

Deduplicar contactos por ficha de usuario

Cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot a través de un envío de formulario, HubSpot comprueba un token de contacto (es decir, una cookie hubspotutk) para ver si coincide con un contacto existente. Si activaste la funcionalidad de RGPD en tu cuenta, un usuario debe aceptar tu anuncio de política de privacidad para que esta cookie se asocie con su registro de contacto.

Si dos envíos de formularios provienen del mismo navegador y computadora, los envíos se combinarán en un registro porque HubSpot detectará la misma ficha de usuario para ambos envíos

Deduplicar registros por ID de registro

Cuando deseas importar contactos, puedes usar un ID de registro (Record ID) único que haga coincidir estos registros con registros existentes en HubSpot. Este ID de registro se puede usar para deduplicar registros durante el proceso de importación o para buscar un registro específico en HubSpot.

• Para obtener los ID de registro, exporta tus registros o consulta el valor de un objeto específico para su ID de registro.
• Incluye una columna ID de registro en tu archivo cuando importas tus registros en HubSpot. Si incluyes la columna ID de registro en tu archivo, cualquier fila sin un valor para ID de registro creará nuevos registros.
• Durante la importación, se te pedirá que hagas coincidir la columna con el ID de registro en el menú desplegable “Import as”.

Deduplicación manual

Puedes eliminar la duplicación de contactos en tu cuenta usando la herramienta de administración de duplicados. Además, si tu cuenta tiene una suscripción Operations Hub Pro o Enterprise, puedes deduplicar registros en masa y ver un resumen de los datos de registros duplicados en el centro de control de calidad de datos.

La herramienta de gestión de duplicados identifica los duplicados comparando los valores de los registros de contacto para las siguientes propiedades: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, IP de País, Número de teléfono, Código postal y Nombre de la empresa.

HubSpot muestra hasta 2.000 de los duplicados más probables. Algunas semanas, HubSpot volverá a calcular estos resultados automáticamente. Puedes ver cuándo se producirá el próximo cálculo en el título del administrador de duplicados (Manage Duplicates).

En tu cuenta de HubSpot, navega a Contacts > Contacts.

En la parte superior derecha, haz clic en el menú desplegable “Actions” y selecciona “Manage duplicates”.

Aquí podrás ver una lista de pares de contactos duplicados para tu revisión.

Para cambiar las propiedades que se muestran al comparar los registros, encima de la tabla, haz clic en “Select properties to review”. Esta opción solo aparece si hay posibles duplicados incluidos actualmente en la lista.

• Para eliminar una propiedad mostrada, haz clic en X junto a ella en la sección “Selected properties”.
• Para mostrar una propiedad, haz clic en la casilla de comprobación junto a la propiedad.
• Haz clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado las propiedades.

Para comparar un par individual de posibles duplicados, haz clic en la opción “Review” junto a un par de contactos.

En el cuadro de diálogo, puedes comparar las propiedades de registro y analizar el registro para mantener. En el cuadro de diálogo, selecciona el contacto que deseas mantener, luego haz clic en “Merge”. Si los dos registros no se duplican, en el cuadro de diálogo, haz clic en “Cancel”. Luego, en la tabla, haz clic en “Reject” para eliminar este par identificado desde el panel “Manage duplicates”. Las sugerencias rechazadas no aparecerán en la herramienta de duplicados en adelante.

Para combinar registros duplicados o rechazar sugerencias en masa (solo Operations Hub Pro y Enterprise), selecciona las casillas de comprobación situadas junto a los registros.

Para rechazar el par sugerido, haz clic en “Reject” en la parte superior de la tabla. Los registros se eliminarán del panel y no aparecerán como sugerencia en el futuro. Si un registro de una sugerencia rechazada anteriormente se combina con otro registro, podría volver a aparecer en la herramienta de duplicados.

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Para comparar los registros, haz clic en “Review” en la parte superior de la tabla.

En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable “Merge criteria” y selecciona el criterio que decide cómo combinar los registros:

• Interacción más reciente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más reciente para la propiedad “Last Engagement date”. Las interacciones que afectan a esta propiedad incluyen interacciones con páginas web, formularios, documentos, enlaces a reuniones o seguimiento de correos electrónicos personalizados.
• Interacción más antigua: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con el valor más antiguo de la propiedad “Last Engagement date”.
• Creado primero: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más antiguo en función de la propiedad “Create date”.
• Creado de último: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro más reciente en función de la propiedad “Create date”.
• Actualizado más recientemente: todos los registros seleccionados se combinarán en el registro con la actualización más reciente del valor de la propiedad.

Por último, haz clic en “Merge all”.

Cómo deduplicar datos de sistemas externos

Si tu empresa tiene una base de datos de clientes en un sistema externo a HubSpot y desea eliminar la duplicidad de datos utilizando HubSpot, existen varias opciones disponibles. Aquí te presento algunas estrategias que puedes seguir:

Exportación e importación:

• Exporta la base de datos existente desde el sistema externo en un formato compatible con HubSpot, como un archivo CSV.
• En HubSpot, utiliza la herramienta de importación para cargar los datos del archivo CSV.
• Durante el proceso de importación, HubSpot realizará comparaciones y fusionará automáticamente los registros duplicados basándose en propiedades clave como el correo electrónico.
• Asegúrate de revisar cuidadosamente los mapeos de propiedades durante el proceso de importación para garantizar una fusión adecuada de los datos.

Integraciones y sincronización:

• Si el sistema externo y HubSpot tienen una integración disponible, puedes utilizarla para sincronizar los datos entre los dos sistemas.
• Configura la integración para que realice una sincronización bidireccional o unidireccional, dependiendo de tus necesidades.
• Durante la sincronización, HubSpot verificará las propiedades clave y fusionará automáticamente los registros duplicados.

Uso de API:

• Si tienes habilidades técnicas o acceso a un desarrollador, puedes utilizar la API de HubSpot para eliminar la duplicidad de datos.
• Exporta la base de datos desde el sistema externo y utiliza la API de HubSpot para realizar una comparación y fusión de registros.
• Puedes utilizar la API para buscar registros duplicados, comparar sus propiedades y fusionarlos según tus criterios específicos.
• Es importante tener en cuenta que cada caso puede variar dependiendo de la complejidad de los datos y la configuración de los sistemas involucrados. Es recomendable realizar pruebas y asegurarse de hacer copias de seguridad de los datos antes de realizar cualquier proceso de eliminación de duplicados. Si es necesario, también puedes considerar buscar la asistencia de un consultor o especialista en HubSpot para garantizar un proceso adecuado y seguro de eliminación de duplicados.
  
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Conclusión

Gestionar eficientemente la duplicidad de contactos es fundamental para mantener una base de datos ordenada y precisa. Al implementar las mejores prácticas y aprovechar las herramientas disponibles, podrás superar los desafíos asociados con la duplicidad y maximizar el valor de tu CRM. No subestimes el impacto positivo que una base de datos limpia puede tener en tus operaciones comerciales y estrategias de marketing. ¡Comienza hoy mismo a deshacerte de las duplicidades y prepárate para alcanzar nuevos niveles de eficiencia y éxito en tu empresa!