SIPOC: ¿Cómo mejorar procesos en pocos pasos?

Si tu objetivo es mejorar un proceso, lo primero que debes hacer es comprenderlo. Para ello es necesario conseguir la información, definir el paso a paso, identificar las variables y construir un diagrama que permita la visualización ¿Cómo haces todo eso? En este blog te explico una herramienta que te facilitará esa comprensión del proceso a mejorar.

Índice

• ¿Qué es SIPOC?
• ¿Qué elementos lo conforma?
• ¿Cómo se crea?
• ¿Cuándo usarlo?
• Importancia del SIPOC
  
  

Definición

SIPOC es un acrónimo en inglés que hace referencia a: “suppliers”, “inputs”, “process”, “outputs” y “customers”. En la práctica, SIPOC es un diagrama que permite visualizar un macroproceso de negocio y sus principales entradas y salidas, en un formato simple y fácil de leer.

Como herramienta, el diagrama SIPOC es parte de la metodología Six Sigma, Lean Manufacturing y la combinación de estas: Lean Six Sigma. Es decir, es una herramienta de mejora continua de procesos.

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Elementos del SIPOC

Como ya mencioné anteriormente, SIPOC es un acrónimo, y este refleja los elementos que conforman el diagrama.

• Proveedores: hace referencia a la persona, departamento o software que entrega insumos al proceso.
• Entradas: son los recursos necesarios para que el proceso ocurra, como materia prima, información, datos, documentos, etc. Son dadas por un proveedor.
• Proceso: se refiere a la secuencia de actividades. Normalmente un SIPOC no retrata el proceso a gran detalle, sino que muestra un macroproceso.
• Salidas: son los resultados del proceso, es decir, el producto o servicio que se obtiene por medio de la transformación de las entradas.
• Clientes: hace referencia a la persona, departamento o software que recibe las salidas del proceso.

Paso a paso

Para construir un diagrama SIPOC se deben seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona un proceso a diagramar: todos los procesos son importantes, pero unos son más relevantes y estratégicos que otros, así que deberías analizar la jerarquización y empezar por el que vaya a aportar más valor al negocio.
2. Obtén información: previo a diagramar es necesario entrar en contexto con un levantamiento de información. Esto se debe realizar con el usuario responsable del proceso, ya que será quién tenga mayor conocimiento del flujo y sus variables.
3. Define el proceso (P): de manera macro, define las actividades que conforman el proceso en un orden secuencial y lógico.
4. Identifica las entradas (I): teniendo el flujo de actividades, define qué recursos se necesitan en cada paso para que funcione correctamente.
5. Identifica los proveedores (S): Sabiendo cuales son las entradas, podrás colocar en el diagrama quiénes suplen esos recursos. Un suplidor puede ser interno o externo a la empresa.
6. Identifica las salidas (O): acá debes pensar en los resultados de cada actividad que se colocó en el macroproceso ¿qué se obtiene? Puede ser el producto, servicio, información, documentos o materiales.
7. Identifica los clientes (C): finalmente ¿Quién obtiene las salidas? Esa información es la que se debe colocar en los clientes. Nuevamente, esta sección puede hacer referencia a clientes internos, sea un departamento, subalterno o jefe, o externos, como un operador logístico, empresa minorista o cliente final.
8. Comunica y muestra el diagrama: los diagramas de proceso no son para crearse y archivarse, sino para tomar decisiones y utilizarse en la mejora continua. Por ende, una vez que se crea, debes validarlo con el usuario responsable para asegurarse que la información refleje la realidad y luego, debes mostrarlo a gerencia y cualquier otro stakeholder importante.

Utilización e importancia

El diagrama SIPOC puede tener distintas aplicaciones, aunque principalmente se asocia con proyectos de mejora continua, Six Sigma y la fase “definir” de la metodología DMAIC. Este tipo de diagrama se utiliza para:

• Definir procesos que están poco claros
• Analizar procesos y sus principales variables
• Identificar puntos de mejora
• Centralizar información relevante del proceso en un solo diagrama
• Contextualizar a un nuevo miembro del equipo
• Contar con un “lenguaje en común” para el departamento

A nivel gerencial y de toma de decisiones, un diagrama SIPOC puede resultar de mucha ayuda, ya que resume la información más crítica, de manera que es fácil leerla y analizarla, permitiendo así identificar actividades que agregan poco valor, procesos sin responsables definidos, falta o sobra de proveedores, etc.

El SIPOC toma especial importancia cuando se busca optimizar procesos asociados a la experiencia del cliente, ya que facilita la visualización de todos los elementos que deben entrar, ser transformados y salir hacia el consumidor, permitiendo el análisis e identificación de las oportunidades de mejora.