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La mejor forma de medir y mejorar tus procesos

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9/07/21 03:49 PM
procesos

Imagina que tienes una fábrica de pasteles, ya tienes una marca definida y tus clientes te compran esperando recibir un producto del mismo tamaño, con el mismo sabor y al mismo precio que siempre. Sin embargo, por alguna razón, a veces tus pasteles saben un poco distinto, no se les pega bien la decoración, el tamaño varía por unos cuantos milímetros o la contextura no es la ideal. No puedes vender los pasteles que no cumplen las especificaciones y tienes que ver qué haces con ellos. Tu proceso está estandarizado, por lo que sigues la receta al pie de la letra y aun así no sabes por qué suceden estas cosas. 

Lo bueno es que llegaste hasta este blog, donde te enseñaré la metodología DMAIC para disminuir esas pequeñas variaciones. Ya sea que haces pasteles, píldoras, tornillos o cervezas, te mostraré cómo esta metodología te ayuda a mejorar tus procesos y reducir los desperdicios. 

ÍNDICE 

  • Six Sigma
  • DMAIC
  • ¿Qué es y para qué sirve?
  • Herramientas
  • ¿Cuándo utilizarlo?
  • ¿Cuáles son los beneficios? 

Six Sigma 

Antes de poder hablar de DMAIC, tenemos que hablar de Six Sigma. Se trata de una filosofía de trabajo enfocada en la mejora continua, porque está pensada para que las compañías siempre estén buscando qué se pueden mejorar. Su método consiste en identificar y reducir las fuentes de variación, es decir, maximizar y optimizar esa estandarización para que las salidas de tus procesos sean lo más parecidas posibles.  

Esto se logra desde dos enfoques, el primero es el estadístico, desde el cual se toman datos para evaluar el estado actual y el progreso. Por lo general, las empresas suelen utilizar promedios para medir el desempeño de sus operaciones. Esto no está mal, sin embargo, cuando se quiere reducir el número de errores esta variable nos da poca información. Por otro lado, el sigma es otra variable estadística que corresponde a la varianza aunque en cuestiones prácticas, y porque es imposible medir todas las piezas producidas, se utiliza para hacer referencia a la desviación estándar, que se refiere a la cuantificación de la dispersión de tus medidas de la media, es decir, qué tanto se separa, por ejemplo, el tamaño de cada pastel del tamaño promedio ideal de los pasteles. Llevar un proceso a seis sigma, es decir, seis variaciones estándar, significa que por cada millón de pasteles, solo 3.4 te saldrán diferentes. ¡Así es, 3.4 errores por cada millón de intentos! 

El segundo enfoque puede verse como el estratégico, ya que, al ser una filosofía de vida, debe convertirse en un hábito y los hábitos se conservan por disciplina. Cambiar la mentalidad de tu compañía para que tus colaboradores siempre estén cuestionándose qué podría ocasionar problemas, qué podría hacerse mejor o por qué las cosas se están haciendo como se hacen; significa que ahora tienen una mente enfocada en la mejora continua y por lo tanto se podrán crear estrategias para reducir desperdicios y errores tanto en la manufactura como en un servicio. 

¿Y qué tiene esto que ver con DMAIC? Bueno, Six Sigma es la filosofía y la teoría, DMAIC es una metodología que utiliza Six Sigma para lograr este objetivo. 

Te recomiendo este blog para que leas un poco más acerca de cómo puedes combinar Six Sigma con otras metodologías y también para que descubras algunas herramientas útiles para potenciar sus resultados: Herramienta secreta para un mejor Customer Journey Map: Lean Six Sigma 

Improve

DMAIC

¿Qué es y para qué sirve? 

DMAIC es una metodología de resolución de problemas para asegurar el mejoramiento de la calidad, la cual está enfocada en el estudio de los procesos. En términos sencillos esto quiere decir que es un método para observar una serie de actividades, identificar en ellas posibles causas de error, estudiarlas, proponer e implementar soluciones para resolver el problema y finalmente establecer mecanismos para monitorear los cambios y garantizar que los errores no vuelvan a ocurrir. Ahora que se entiende, ¿suena sencillo verdad? 

Lo cierto es que DMAIC es el acrónimo de esta metodología, la cual se compone de las fases que te explico a continuación: 

  • Define: donde se realiza un diagnóstico de la situación actual, se establecen el alcance, los objetivos, los indicadores y la duración del proyecto. 
  • Measure: donde recolectas los datos necesarios para calcular los indicadores y definir el estado actual. 
  • Analyze: donde tomas la información resultante y la estudias para encontrar las raíces de los problemas. 
  • Improve: donde diseñas y validas propuestas que darán solución a las causas raíz de los problemas, siempre tomando en cuenta los riesgos asociados a los procesos y sus cambios. 
  • Control: donde ya lograste el objetivo y ahora solo queda definir un sistema para monitorear el proceso, asegurándote de que se mantenga la nueva eficiencia alcanzada. Terminada esta etapa, vuelve a comenzar con la primera. 

Un artículo relacionado: DMAIC – A Beginner’s Guide 

Herramientas 

Es importante destacar que existen distintas herramientas que te ayudarán en cada fase,  aunque cada una tiene su aporte dependiendo de la naturaleza del proyecto, muchas son de uso general y de hecho se pueden repetir en algunas etapas. Además, las investigaciones siguen desarrollando herramientas actualizadas que podrías buscar, por lo pronto, aquí te dejo una lista con algunas de las más comunes. 

Herramientas

¿Cuándo utilizarlo? 

Primero recordemos que DMAIC es una metodología basada en el mejoramiento de procesos por lo cual, para aplicarla correctamente, debemos enfocarnos en estos. Creo que es mejor mencionar dónde no es correcto o necesario utilizarlo, por ejemplo, donde las soluciones a las causas raíz sean muy obvias y no ameriten un sistema muy complejo para implementarlas; donde no hay un sistema de gestión de procesos ya definido, porque podrían no llegar a controlarse las mejoras implementadas; tampoco será una buena herramienta si tienes problemas con el liderazgo y el compromiso de los altos y medios mandos de tu negocio, ya que estos son los encargados de transmitir la seguridad, el valor y el objetivo de este tipo de proyectos al resto de la compañía. Sin el apoyo de estos últimos podría haber resistencia al cambio por parte de los colaboradores, lo cual terminaría por sabotear el proyecto antes de comenzarlo. 

En cuanto a dónde si utilizarlo hay varias opciones: 

  • Donde exista la necesidad de mejorar un proceso. 
  • Donde no se conozcan las causas raíz de los problemas. 
  • Donde existen o se pueden tomar datos del desempeño de los procesos. 
  • Donde el proceso funciona de forma pobre para producir un producto o brindar un servicio. 
  • Donde se necesita un re diseño debido a muchos reprocesos o a procesos duplicados. 

¿Cuáles son los beneficios? 

Me parece que lo más importante es reducir la variación de tus procesos, llegar a ese nivel de estandarización significa un gran logro para cualquier compañía, estás haciendo mejor las cosas. Por otro lado, el implementar la disciplina también debería considerarse una ventaja competitiva, ya que existen compañías que nunca han pensado en cambiar sus metodologías actuales y por ende quedan desactualizadas u obsoletas.  

Estos dos enfoques añaden valor a tus operaciones, lo que quiere decir que estás mejorando la calidad, y al hacer esto tu marca gana reputación con tus clientes. Además de ayudarte a resolver los problemas en tu compañía, hay una serie de beneficios asociados que podrías considerar: 

  • Reduces los tiempos de ciclo (desde que empiezas hasta que terminas el proceso) 
  • Reduces los costos (por tiempo, por desechos, por uso de recursos) 
  • Aumentas la calidad de tu producto o servicio 
  • Aumentas la eficiencia y la productividad de tus máquinas y colaboradores 
  • Aumentas la capacidad de tus procesos (es decir, más productos o más servicios brindados por día) 

Te recomiendo que visites mi blog Mejora tu Customer Journey Map con Six Sigma ya que en él te hablo un poco más sobre Six Sigma, la estandarización y DMAIC, pero te explico cómo puedes combinarlo con otra herramienta (el Customer Journey Map) para mejorar los servicios que ofreces a tus clientes. 

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