Adaptándose a la disrupción: definir procesos previo a automatizar

“La única constante es el cambio” – Heráclito

La frase se dijo hace más de 2500 años atrás, sin embargo, sigue siendo un pensamiento válido para el mercado actual, el cual de manera acelera cambia constantemente. Si te preguntas cómo sobrevivir a un mercado tan cambiante, la respuesta está en adaptarse al cambio.

“El cambio” puede representar muchas cosas, pero una parte importante, y el objetivo de este blog, es la automatización.

Índice

• ¿Qué es automatización?
• ¿Qué es el mapeo de procesos?
• ¿Por qué es importante mapear previo a automatizar?

¿Qué es automatización?

De manera resumida, la automatización consiste en utilizar tecnología para sustituir actividades manuales. Esto se hace con el objetivo de disminuir los tiempos de ejecución y eliminar los errores humanos. Más importante, la automatización ayuda a las organizaciones a alcanzar su transformación digital.

La transformación digital fusiona tecnologías y soluciones digitales, realizando un cambio integral en la forma en que las empresas operan y ofrecen experiencias a los clientes, conduciendo, por consecuencia, a la transformación de los procesos y modelo de negocio.

Según SAP, las “tecnologías adecuadas -junto con personas, procesos y operaciones- les dan a las organizaciones la capacidad de adaptarse rápido a la disrupción y/o las oportunidades…” es decir, satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes.

Así que no se trata solo de tecnología, comprar un sistema y ya, se trata de transformar todos los vértices de manera integral. A veces pensamos de manera tan acelerada y queremos “adaptarnos al cambio” inmediatamente, que nos olvidamos de los pasos previos a la automatización. No es solo implementar una herramienta tecnológica, es hacerlo de manera correcta, y para eso es necesario definir y mapear los procesos que serán transformados.

¿Qué es el mapeo de procesos?

Primeramente, un proceso se define como una secuencia de actividades. Este tiene entradas, como materia prima, datos y/o documentos, que son transformadas por una serie de acciones para obtener salidas con valor agregado, es decir, un producto o servicio. En un proceso existen proveedores que suministran las entradas y clientes que reciben las salidas. En ambos casos pueden ser tanto internos como externos a la empresa.

Entonces, para el levantamiento es necesarios analizar las variables influyentes en un proceso, de donde viene las entradas y hacia donde van las salidas, así como la relación entre ellas. Esto se hace para obtener documentación detallada y un mapa que represente gráficamente el flujo del proceso y la interrelación entre áreas.

Una herramienta que puede facilitar el análisis de todas esas variables es el SIPOC, un diagrama que recolecta la información sobre suplidores, entradas, proceso, salidas y clientes, con una visualización sencilla, pero eficaz. 

Como comprenderás, no es simplemente representar por medio de un diagrama, el levantamiento de procesos conlleva planeación, recolección de datos, análisis y más. Para leer más sobre una metodología que puede facilitarte el trabajo te dejo el siguiente blog:

DMAIC: haz realidad la mejora continua de tus procesos

¿Por qué es importante mapear previo a automatizar?

Como decía, definir un proceso no consiste solamente en diseñar un flujograma. Se trata de identificar, comprender y definir los procesos existentes, tal cual se hacen hoy en día (As-Is), para analizarlos y hallar oportunidades de mejora (To-Be). El objetivo es mejorar los tiempos, la calidad del producto o servicio, la satisfacción del cliente, la productividad, entre otros.

Si estas pensando en automatizar, piensa primero en analizar los procesos actuales para remover todo aquello que no agrega valor, como tareas innecesarias o sistemas que entorpecen el proceso, para así automatizar un proceso limpio y eficiente.

Ten en cuenta lo siguiente, si tienes un proceso ineficiente, automatizarás ineficiencia, pero, si tienes un proceso mejorado, estarás automatizando actividades que agregan valor.

Volviendo al tema de la transformación digital, te decía que no consiste en comprar un sistema y pensar que ya se cumplió. Recuerda siempre tener en mente al cliente, que tus procesos satisfagan y superen las expectativas, aporten experiencias y emociones positivas. Un consejo, no solo mapees los procesos internos de la empresa, considera construir el Customer Journey. De esa manera podrás comparar el proceso del cliente y tus procesos internos para que trabajen en armonía, además de construir estrategias de automatización basadas en ambos procesos.

A modo de conclusión, no nades contra corriente evitando los cambios, en su lugar, asegúrate de identificar los procesos (de la empresa y el cliente), defínelos por medio de diagramas, analiza las oportunidades de mejora y elimina o cambia todo aquello que no funciona, con el objetivo de automatizar y dar un paso hacia la transformación digital.